ИИ для текста и анализа данных
Главная сила инструмента — превращать бесформенное в структурное. Ворох переписки в список решений, сотню строк выгрузки в понятный вывод.
Четыре операции с текстом
Почти всё, что вы будете делать с текстом, сводится к четырём действиям. Полезно держать их в голове: так проще понять, что вообще просить.
Сжать
Длинное письмо, протокол, переписку за неделю — в несколько строк сути.
Приём: задайте не только объём, но и под какую задачу сжимать. «Сократи для руководителя, которого интересуют только сроки и деньги».
Развернуть
Три пункта из блокнота — в официальное письмо или служебную записку.
Приём: дайте образец вашего фирменного стиля. Один пример прошлого письма меняет результат сильнее любых описаний.
Переформулировать
Тот же смысл другим тоном: мягче, жёстче, официальнее, короче.
Приём: просите несколько вариантов сразу — «дай три версии: нейтральную, твёрдую и жёсткую».
Извлечь
Из свободного текста — таблицу: кто, что, сколько, когда, кто отвечает.
Приём: это главная операция для второго дня. Всегда задавайте колонки заранее.
«Извлечь». Сжатие и переписывание экономят минуты, извлечение — часы. Именно на нём построена вся работа с таблицами во второй день.
Тональность и стиль деловой переписки
Ты руководитель проекта в строительной компании. Ниже письмо от заказчика с претензией. Сделай три вещи: 1. В двух строках — что он на самом деле требует и какой у этого срок. 2. Отметь, что в письме факт, а что эмоция или оценка. 3. Напиши ответ: признать то, что действительно наше, по остальному запросить подтверждающие документы. Тон спокойный и деловой, без оправданий и без обещаний, которых мы не можем дать. Объём — не больше 8 предложений. Не придумывай факты, которых нет в письме. Письмо: [вставить текст]
Модель охотно соглашается и извиняется — так «правдоподобнее». В переписке по деньгам и срокам это может стоить дорого: признание вины в письме потом используют. Поэтому в шаблоне явно сказано, чего делать не надо.
Саммари переписки
Ниже переписка по объекту за две недели. Собери из неё таблицу принятых решений с колонками: дата | что решили | кто отвечает | срок | статус (выполнено / в работе / просрочено / не ясно) Отдельно ниже перечисли вопросы, которые поднимались, но так и остались без решения. Ничего не додумывай: если ответственный или срок прямо не назван, пиши «не назначен».
Кейс «Разбор полётов»
Возьмите файл 02_Счета_на_разбор.xlsx со страницы Файлы курса. Внутри — 300 строк из счетов поставщиков за квартал.
Сейчас мы работаем без всякой настройки: загружаем файл в чат в браузере. Это первый уровень работы с таблицами, подробно разберём его завтра.
-
Откройте
chat.qwen.aiи загрузите файл кнопкой со скрепкой. Запасной вариант —chat.deepseek.com, он тоже принимает Excel. -
Отправьте запрос:
ЗапросТы экономист строительной компании. В файле — счета поставщиков за квартал, лист «Счета». 1. Разнеси строки по статьям затрат из листа «Категории». Используй только эти статьи. 2. Посчитай сумму и долю по каждой статье. Отсортируй по убыванию суммы. 3. Назови трёх поставщиков с наибольшей суммой и укажи, что мы у них берём. 4. Найди позиции, которые выглядят подозрительно: сильно выпадающая цена за единицу, дубли одного и того же в один день, необычно крупные разовые суммы. Верни три таблицы и под ними — пять строк выводов для руководителя. Все суммы бери из файла, ничего не оценивай на глаз.
-
Проверьте. Откройте файл в Excel и посчитайте общий итог формулой
=СУММ(). Совпал ли он с тем, что написала модель? -
Возьмите одну «подозрительную» позицию и проверьте её руками. Это настоящая аномалия или модель придумала?
-
На листе «Ответ» есть эталонная разбивка по статьям. Сверьте первые тридцать строк. Сколько совпало?
Общая сумма у модели почти никогда не сходится с формулой Excel до копейки. Разбивка по статьям при этом получается вполне рабочей. Это ровно то соотношение, к которому нужно привыкнуть: раскладывать по полкам — отлично, складывать — плохо.
Данные, этика и авторские права
Что нельзя отправлять
- персональные данные сотрудников
- сметы и договоры с реальными ценами
- условия, составляющие коммерческую тайну
- переписку с заказчиком по спорным вопросам
Как отправлять безопасно
- заменить названия компаний на «Поставщик 1»
- заменить фамилии на инициалы или роли
- сдвинуть или округлить суммы, если важна структура, а не цифры
- убрать номера договоров и объектов
Про авторство
- текст, написанный моделью, вы используете свободно
- но отвечаете за него вы, а не она
- модель может воспроизвести чужой текст почти дословно
- в официальные документы — только после вычитки человеком
Спросите себя: «Я бы отправил этот файл незнакомому подрядчику по почте?» Если нет — в публичный чат он тоже не идёт. Для таких данных есть отдельный путь: модель, работающая прямо на вашем компьютере. Покажем во второй день.
Типовые ошибки этого модуля
| Ошибка | Чем оборачивается | Как избежать |
|---|---|---|
| Доверить модели сложить | Итог в отчёте не сходится с бухгалтерией | Суммы — только формулой в Excel |
| Саммари без задачи | «Краткое содержание» есть, а нужного в нём нет | Указывать, для кого и под какое решение сжимаем |
| Отправить файл как есть | Реальные цены и фамилии ушли на чужой сервер | Обезличить до отправки, это две минуты |
| Принять «аномалии» за факт | Разговор с поставщиком на основании выдуманного отклонения | Каждую находку проверять в исходных данных |
| Вставить ответ в документ не читая | Чужой тон, лишние извинения, признание вины | Вычитывать всегда. Особенно письма про деньги |
| Загрузить 50 000 строк | Модель молча обработала часть и сделала вывод по ней | Дробить на части, просить указывать число обработанных строк |
Разбор входящей почты и сводка по переписке — первое, что стоит перевести на шаблон. Соберите один раз запрос для протокола планёрки и положите в общий файл. Дальше протокол собирается за три минуты вместо часа, и сделать это может кто угодно.