Личная эффективность и кадровые процессы
Два блока, которые ближе всего к вашей ежедневной работе: разгрузить собственный день и ускорить всё, что связано с людьми.
Ассистент, который разгружает день
Подготовка к совещанию
Дайте переписку и прошлый протокол — получите список открытых вопросов, кто по каждому отвечает и что осталось невыясненным.
Экономит: 30–40 минут на каждую еженедельную планёрку.
Протокол после совещания
Ваши сумбурные заметки превращаются в протокол с решениями, ответственными и сроками.
Экономит: час рабочего времени и разночтения через неделю.
Разбор завала
Список из тридцати дел раскладывается по срочности и важности с объяснением, что можно передвинуть, а что передать коллегам.
Экономит: не время, а решимость. Видно, за что взяться первым.
Формулы Excel по описанию
Описали задачу словами — получили готовую формулу. Больше не нужно помнить синтаксис СУММЕСЛИМН.
Это мостик к шестому модулю, с него начнём завтрашний день.
Ты мой помощник в строительной компании. Ниже список задач на неделю. Разложи их по четырём группам: сделать сегодня самому | передать коллеге и кому именно | запланировать на конкретный день | отменить или отложить надолго Для каждой задачи одной фразой объясни, почему она попала в эту группу. В конце — три задачи, которые я, скорее всего, не успею, и что с ними делать. Не придумывай задач, которых нет в списке. Задачи: [вставить список]
Excel: первое знакомство
Завтра этому посвящён целый день, но один приём нужно освоить уже сегодня — он окупается сразу и работает в любой версии Excel без всякой настройки.
Как спрашивают обычно
Как в экселе посчитать сумму по условию?
Ответ будет общий, с абстрактными A1 и B1. Придётся переделывать под свою таблицу.
Как надо
У меня русский Excel, разделитель аргументов — точка с запятой. Лист «Счета». Столбец C — поставщик, D — позиция, G — сумма. Данные с 5 по 304 строку. Нужна формула: сумма по поставщику из ячейки J2, но только за август. Дата в столбце B. Дай только формулу, без объяснений. Учти, что часть дат может быть текстом.
Формулу можно вставить сразу.
- Язык Excel и разделитель. Русский Excel ждёт
;, а модель по умолчанию пишет,— формула просто не вставится. - Буквы столбцов и номера строк. Иначе получите абстрактный пример.
- Что лежит в столбцах. Текст, число или дата — от этого зависит формула.
- Особые случаи. Пустые ячейки, ошибки, числа как текст.
Кадровые процессы
Блок всё равно полезен: здесь разбирается приём «сравнить документ с набором требований». Он одинаково работает для резюме, для заявки поставщика и для проверки комплектности исполнительной документации.
Вакансия
Из требований в голове — в текст объявления. Три варианта тона под разные площадки.
Первичный отбор
Сравнение резюме с требованиями: что совпадает, чего не хватает, что уточнить на собеседовании.
Вопросы к интервью
Под конкретную должность и конкретный пробел в резюме, а не общий список из интернета.
Адаптация
План первых тридцати дней для новичка с контрольными точками.
Ты руководитель строительного направления, проводишь собеседование на должность начальника участка. Ниже требования к должности и краткое резюме кандидата. Составь 10 вопросов, из них: — 4 на проверку реального опыта (просить конкретные случаи, а не мнения) — 3 на слабые места, которые видны в резюме — 3 на управленческие навыки: как ведёт себя при срыве сроков и конфликте с подрядчиком К каждому вопросу — одной строкой, что считать хорошим ответом, а что тревожным сигналом. Не задавай вопросов о возрасте, семье, здоровье, национальности и религии. Требования: [вставить] Резюме: [вставить]
Модель обучена на текстах людей и воспроизводит их предрассудки. На отборе это проявляется тихо: кандидат с «неудобной» фамилией, перерывом в стаже или нестандартной биографией получает более прохладную оценку без всяких объяснений.
Правило: модель может сравнивать резюме с требованиями и готовить вопросы. Решение об отказе принимает человек и обосновывает его сам. Никогда не просите «оцени кандидата по десятибалльной шкале» и не сортируйте людей по такой оценке.
Кейс «Операционный хаос»
Вводная. Понедельник, 9 утра. На вас одновременно свалилось:
- заказчик требует объяснить сдвиг срока по корпусу 2 письмом до среды;
- уволился начальник участка, надо закрыть вакансию за две недели;
- подрядчик по фасаду прислал КС-2 с объёмами больше сметных;
- снабжение просит согласовать поставщика арматуры, четыре предложения;
- в пятницу совещание у директора, нужна сводка по трём объектам;
- двое рабочих не вышли, бригада простаивает.
-
Разложите завал. Отправьте список в чат по шаблону «разгрузить неделю» со слайда выше. Получите разбивку и посмотрите, согласны ли вы с ней.
-
Возьмите одну задачу и доведите до результата. Разделитесь: каждый берёт свою.
- письмо заказчику о сдвиге срока — без признания вины;
- объявление о вакансии начальника участка и 10 вопросов к интервью;
- план первых 30 дней для нового сотрудника;
- служебная записка о простое бригады с предложениями.
-
Проверьте результат чужими глазами. Поменяйтесь с соседом. Что бы вы точно переписали перед отправкой?
-
Засеките. Сколько заняла бы каждая задача без нейросети? Сколько заняла сейчас, вместе с проверкой?
КС-2 с завышенными объёмами и выбор поставщика из четырёх предложений — это задачи для таблиц. Файлы для них уже лежат на странице Файлы курса.
Типовые ошибки этого модуля
| Ошибка | Чем оборачивается | Как избежать |
|---|---|---|
| Отдать решение, а не черновик | Кадровое или управленческое решение принято машиной | Модель готовит материал. Решает и подписывает человек |
| Оценивать людей баллами | Скрытая дискриминация, которую нечем объяснить | Сравнивать резюме с требованиями, а не ранжировать людей |
| Загрузить резюме целиком | Персональные данные кандидата ушли на чужой сервер | Убрать ФИО, телефон, адрес. Оставить опыт и навыки |
| Просить формулу без контекста | Формула с абстрактными ячейками, которую надо переделывать | Указывать язык Excel, буквы столбцов, тип данных |
| Забыть про разделитель | Формула не вставляется, Excel ругается | Сразу писать «русский Excel, разделитель точка с запятой» |
| Отправить письмо не читая | Извинения и признание вины там, где их быть не должно | Вычитывать всё, что уходит наружу компании |
| Планирование вместо работы | Красивый план на неделю, который никто не выполняет | Просить не больше трёх приоритетов на день |
Вакансии, вопросы к интервью и планы адаптации собираются по шаблонам — их достаточно сделать один раз. То же с протоколами совещаний и сводками переписки. Ключевое условие: шаблоны лежат в общем файле, иначе каждый изобретает своё и качество получается разным.